A Digitalização da Vivência Jurídica

Há tempos sou um ferrenho defensor da total digitalização da vivência juridica, tanto na seara educacional, como na efetiva militância. Desde 2002, início do meu bacharelado em direito, passando pelas minhas aulas de especialização, LL.M e pós-graduação, utilizo smartphones e laptops para apontamentos e agendamento de compromisso. Também desde os tempos de estagiário, venho travando batalhas argumentativas com outros advogados sobre as vantagens da virtualização da prática advocatícia.

Certamente, ainda estamos limitados pela lenta modernização do Poder Judiciário, que só agora inicia a adoção do processo digital. De qualquer forma, nada impede que escritórios de advocacia e profissionais liberais modernizem sua prática e abandonem, sempre que possível, o papel. Agendas, pastas processuais e documentos em caixas de papelão são itens anacrônicos, deslocados e desgraçados quando comparados ao momento histórico, tecnológico e ambiental que vivenciamos.

Não há nada melhor do que mandar tudo para nuvem! Processos, documentos, prazos e compromissos estarão sempre disponíveis para acesso, tornando sua prática mais moderna, dinâmica, ágil e eficiente. A minha experiência com tecnologia é recompensadora e, ainda que isto em um primero momento possa provocar desconfiança, seja própria ou alheia, em breve você, seus colegas e clientes notarão os benefícios da irrestrita virtualização.

Evidentemente, no caso de documentos e processos sensíveis, será necessário algum investimento na parte de TI visando ampliar a segurança no acesso aos dados. De qualquer forma, uma vez tomadas as precauções cabíveis, fico muito mais tranquilo com um documento digital sigiloso criptografado do que com a mesma informação guardada em algum arquivo de escritorio.

Google Sync

Esqueçam o NuevaSync. O Google acaba de lançar o Sync, um serviço para sincronizar contatos e calendários com o iPhone e diversos outros smartphones.

Instruções para realizar esta operação no aparelho da Apple podem ser encontradas aqui.

Google Apps

Estou iniciando os testes do Google Apps em meu escritório. Inicialmente, vamos utilizar o Google Calendar e o Google Docs, fazendo um link destes serviços ao nosso domínio através do painel de controle do Apps. Desta forma, será possivel o acesso através de agenda.domínio.com.br ou docs.domínio.com.br, ao invés do confuso endereço fornecido pelo Google.

Já comentamos a respeito do Google Calendar aqui, e sou grande fã deste serviço. A vantagem de utilizá-lo através do Apps é a maior facilidade de compartilhamento e acesso dos funcionários, já que o login se dá com o email corporativo e a url é customizável como dito acima. As agendas compartilhadas são fundamentais em um escritório de advocacia, na medida que é possível controlar com facilidade tarefas delegadas e prazos de colegas eventualmente faltantes.

Com relação ao Docs, acredito que ainda não esteja no mesmo patamar do Calendar. Minha idéia inicialmente é utilizá-lo como uma ferramenta de colaboração e organização de todas as peças do escritório, aumentando a produtividade e facilitando o intercâmbio de conhecimento entre as unidades. Entretanto, já percebi algumas limitações do serviço, tais como a impossibilidade de compartilhamento automático dos documentos, o que para usuários inexperientes pode ser uma dificuldade.

De qualque forma, continuarei testando o Google Docs e quanto terminar de implementar a estrutura retorno com mais impressões.

DimDim - Free Online Meeting / Reunião Online Grátis

Acabei de testar um serviço bem interessante que permite a realização de reuniões online até 20 pessoas de graça. DimDim.com possibilita o compartilhamento da sua tela com outras pessoas, integrando tecnologia de VoIP e Vídeo, além de fornecer um whiteboard e ferramenta para apresentações profissionais de arquivos .PDF e .PPTX. A vantagem deste serviço quando comparado ao Yuuguu ou Yakkle é que não exige a instalação de aplicativo para a criação e participação de reuniões, sendo o serviço grátis existente mais próximo ao consagrado (e caro) GoToMeeting.

Não sejam contra a Internet

Quando pensamos em advocacia, algumas palavras nos vem inexoravelmente à mente, por exemplo: formalismo, rebusquez, eloquência, tactilidade. Estas expressões, por mais que ainda estejam presentes em nosso cotidiano profissional, soam demasiadamente anacrônicas quando comparadas à sociedade contemporânea. Proponho um novo conjunto de verbetes para a definição da prática legal no século XXI, tais como: colaboração, informação, simplicidade e virtualização.

Os advogados são treinados para entender sua profissão e produção como algo proprietário, inadmitindo, na maior parte das vezes, colaboração e participação de outros profissionais. Este pensamento vai rigorosamente de encontro ao conceito de open source, algo que podemos classificar como um verdadeiro movimento sócio-cultural, que iniciou-se com a participação apenas de geeks e early-adopters e atualmente influencia até mesmo o nosso Governo Federal.

E não falo apenas na colaboração entre advogados de um mesmo escritório ou colegas mais próximos, mas  no efetivo uso da internet como ferramenta primordial para a produção jurídica, seja através da pesquisa jurisprudencial em sítios de tribunais, já largamente difundida, seja no uso de serviços como blogs, fóruns e redes sociais (o Twitter tem um grande potencial) para o intercâmbio de experiências e colaboração entre profissionais do direito.

Evidentemente, esta colaboração e divulgação de material certamente torna as ferramentas da Web 2.0 um excelente ponto de partida para a conquista de novos e fidelização dos atuais clientes.

Uma excelente iniciativa estrangeira para a colaboração entre advogados é o site Legal OnRamp, criado pelo advogado americano Paul Lippe, constituindo ferramenta da Web 2.0 que fornece aos seus usuários wikis, blogs, perfis, FAQ´s e dezenas de outras funcionalidades. Advogados são perfeitamente capazes de inovar em qualquer contexto, aduz Lippe, a questão para nós é se vamos ser líderes nessa mudança ou apenas protetor de nossos interesses institucionais.

Em outra iniciativa pioneira, Craig Johnson, advogado estadunidense, fundou em 2008 a Virtual Law Partners, uma firma de advocacia sem presença no mundo físico. A banca possui 24 advogados sócios, cada um com pelo menos cinco anos de experiência. Os advogados da VLP trabalham de casa, definem seus próprios honorários e ficam com 85% de tudo que faturam.

A experimentação, análise de dados e uso da tecnologia de ponta, cada vez mais, é fundamental para o sucesso das modernas bancas de advocacia. Não fechemos os olhos para isso.

Gmail: Outlook da Web 2.0

Como dito aqui, iremos analisar nas próximas semanas diversas funcionalidades obscuras do Gmail que o tornam certamente a melhor ferramenta de correio eletrônico da internet.

Dentre elas, temos a possibilidade de tornar o Gmail a ferramente central que gerencia todas as nossas contas de email, sejam pessoais ou corporativos. Estas opções estão inseridas no item Contas/Accounts em Configurações/Settings.

Envie e receba emails de outras contas com o GMail

Dentro desta tela, é possível configurar o envio de mensagens de outros endereços em Enviar email como/Send email as, bem como o recebimento de emails enviados a outras caixas postais em Receber mensagens de outras contas/Get mail from other accounts.

A configuração para envio de mensagens de outra conta é simples, basta clicar em Adicionar outro endereço de email/Add another email address, e seguir os passos na tela. Basicamente o Google envia uma mensagem para sua outra conta, devendo-se clicar no link nela contido para iniciar o envio de mensagens deste outro correio através do Gmail.

Envie mensagens de outro endereço através do Gmail

Envie mensagens de outro endereço através do Gmail

A configuração para recebimento de mensagens de outra conta no Gmail também é simples. Clique em Adicionar outra conta de e-mail/Add another mail account, insira o email desejado e depois configure os servidores padrão daquela conta. Automaticamente, o Gmail cria um novo Rótulo/Label para destacar as mensagens recebidas daquela conta.

Receba mensagens de outra conta no Gmail

Estas configurações são simples de serem feitas e certamente irão trazer maior praticidade no gerenciamento de seus emails. Além da convergência de todas suas contas de correio eletrônico na excelente interface  do Gmail, suas caixas postais ficarão facilmente acessíveis de qualquer computador e sem tomar espaço de seu HD.

Uma última consideração, se você configurar o recebimento de emails de outra conta, caso deixe a janela de email aberta por longo período de tempo, não deixe de clicar na verificação de email na aba Contas/Accounts em Configurações/Settings quando retornar, eis que a checagem de novas mensagens é feita no momento de entrada e saída do Gmail.

Não se esqueça do leite

O nome é curioso, Remember the Milk (RTM), e o logotipo não é lá profissional, entretanto RTM é uma gratuita e poderosa ferramenta para organizar tarefas e prazos processuais, complementando-se perfeitamente com o Gmail e Google Calendar, já que possui widget para ser instalado na tela do Gmail. Além disto, pode ser acessado no iPhone sem custos via Safari ou mediante aplicação própria por US$ 25,00 anuais. No meu atual sistema, utilizo estes serviços em conjunto da seguinte forma:

• Remember the Milk: central de prazos processuais, pagamentos, tarefas e demais atividades pontuais;
• Google Calendar: agenda de compromissos, reuniões e tarefas designadas a terceiros;
• Gmail: agregador de todos os meus emails e central de lembretes do RTM e Google Calendar.

Tela principal do Remember the Milk

Depois o cadastro no serviço, você terá acesso a tela principal do RTM, podendo configurar lembretes, categorias de tarefas e demais minúcias.

Após a configuração inicial, se você é utilizador do Gmail, certamente irá querer instalar o widget do Remember the Milk na sua caixa de entrada. Existem duas formas de fazê-lo: a primeira, que funciona em qualquer browser, é com a ativação da função Labs (mais detalhes sobre como fazer isso aqui: http://advtecno.com/2009/01/04/gmail-labs/), e a segunda, mais completa, é através da instalação de uma extensão para o Firefox.

Detalhes de como fazer ambas as instalações podem ser obtidos diretamente do site do RTM: http://www.rememberthemilk.com/services/gmail/

Widget RTM, à esquerda, e instalável via Labs.

Extensão RTM para o Firefox/Gmail, à direita e mais completa.

Com o uso em conjunto do Gmail, Google Calendar e Remember the Milk, fique seguro de que não irá perder seus prazos!

Gmail: Labs

Ainda que não seja tão popular quanto o Hotmail ou o Yahoo Mail, o serviço de email do Google é bastante conhecido e utilizado. Entretanto, certamente não é utilizado pela maioria em todo seu potencial. Posso falar, por experiência própria, que o Gmail é o melhor sistema de email grátis existente, possuindo algumas fucnionalidades únicas e extremamente úteis. Utilizo este serviço para concentrar todas as minhas contas de email em um só lugar, inclusive as corporativas, além de ser o ponto de partida para acessar minhas agendas e sistema de tarefas.

Nos próximos posts iremos tratar de diversas funcionalidades obscuras do Gmail, iniciando pelo Labs.

Para aqueles que entendem bem inglês, recomendo utilizar o Gmail em sua linguagem nativa, na medida que dezenas de funcionalidades só estão disponíveis na língua inglesa. Isto é feito através do meu Configurações, no canto direito superior da tela, ao lado do seu endereço de email. Depois basta selecionar English (US) da lista Idioma de exibição.  Feito isto, percebemos que o item Configurações transforma-se em Settings e que um novo item surge dentro das opções, Labs.

Opção Labs só disponível na versão inglesa do Gmail

Em Labs existem diversos mini-aplicativos que melhoram a experiência de utilização do GMail. Dentre eles destaco os seguintes:

1. Tasks: apesar de utilizar outra solução, existe uma opção nativa do Google para controle de tarefas que foi introduzida bem recentemente, o Tasks. Este widget fica no canto lateral do Gmail e possibilita o controle de tarefas de forma extremamente simples. Apesar de ser uma boa alternativa, continuo a utilizar o Remember the Milk, software de tarefas mais completo que será alvo de análise futura;
2. Default Reply to All: torna padrão a resposta para todos quando o email original contém diversos destinatários. Esta é uma pequena funcionalidade que torna mais prático o uso diário do email, especialmente em ambiente comporativo, quando é comum o recebimento e resposta de emails contendo diversos destinatários;
3. Navbar Drag Drop: permite reorganizar todas as barras de ferramentas e widgets do gmail. Útil para deixar aquelas que realmente importam na parte superior da tela;
4. Google Calendar Gadget: a minha funcionalidade preferida, já que utilizo o Google Calendar como minha central de compromissos e organização de meu grupo de trabalho. Esta opção adiciona à tela principal do Gmail um widget contendo todas as agendas cadastradas no Google Calendar, que torna extremamente prático e simples o monitoramento e criação de compromissos. Mais informações sobre o Google Calendar: http://advtecno.com/2009/01/01/comece-2009-bem-organizado/

Widget ativado no Labs que adiciona barra lateral do Google Calendar

Além dos destacados, existem muitos outros, alguns de fato úteis e outros divertidos e curiosos, tal como o Mail Googles, que detecta a confecção de um email durante a madrugada e exige a realização de operações matemáticas para enviá-lo. Isto pode ser útil para aqueles que exageraram nos drinks e não querem se arrepender do envio de uma mensagem na manhã seguinte.

Scribd

Post atualizado:

Já ouviram falar no Scribd?

Para quem não conhece, vale a pena conferir...este é o tipo de serviço que não é direcionado para advogados, mas que cai como uma luva para nós.

Scribd é um serviço gratuito de publicação de textos, que conta com uma excelente tecnologia de visualização, conhecida como iPaper. Utilizo majoritariamente para hospedar meus textos jurídicos relevantes, bem como artigos, aulas e monografias. Além de fornecer espaço ilimitado, este serviço é uma mão na roda para acessar textos on-the-go, já que é inteiramente compatível com o iPhone e assemelhados. Com certeza vocês vão achar uma boa utilização para o Scribd!

Aqui vai o link para o meu espaço:

Thiago Graça Couto - Scribd

Para demonstrar a praticidade do site, coloco abaixo dois documentos hospedados no meu Scribd, uma aula da minha Pós-Graduação em Processo Civil na PUC e minha monografia de graduação.

[scribd id=2680137 key=key-2apldk6xs7vap4hmhnk0] [scribd id=4339480 key=key-cz0xmv10s2fbqqykqi1]

Comece 2009 bem organizado!

Inicialmente gostaria de desejar a todos um excelente ano!

Certamente não existe época melhor para organizar sua vida, pessoal e profissional. Para os advogados então, levando-se em consideração o recesso forense, esse período é usualmente mais tranquilo do que o restante do ano.

Desta forma, vamos iniciar o ano com uma dica que não é propriamente um achado ou grande descoberta, já que a aplicação é fornecida pelo Google e está a disposição de todos que lá tenham uma conta. Entretanto, ainda que seja bastante conhecido, o Google Calendar  usualmente não é utilizado em todo seu potencial. Por exemplo, eu utilizo o Google Calendar de forma profissional, aplicando esta ferramenta para agendar e controlar prazos de advogados e estagiários do meu grupo de trabalho. Este calendário se destaca não só pela sua gratuidade e excelente integração com o GMail e outros serviços do Google, mas também pela excelente visualização e por um sistema de lembretes irrepreensível.

Acima podemos visualizar um exemplo da minha agenda corporativa. Evidentemente, os retângulos coloridos no centro representam os compromissos, sendo que cada cor vincula-se a uma agenda pré-determinada, ficando fácil identificar quem é o responsável pelo prazo ou compromisso. Lembro que a visualização de todas ao mesmo tempo é opcional, podendo-se selecionar quais agendas irão aparecer na tela. Esta opção é uma ajuda e tanto em semanas mais cheias, já que o volumoso número de compromissos pode tornar a visualização dos seus eventos difícil.

Sou um entusiasta do compartilhamento de agendas corporativas, ainda mais no caso de escritórios de advocacia. Com o compartilhamento, se um colega se ausenta do escritório por motivos diversos, é possível saber exatamente quais os prazos, reuniões e demais compromissos a ele associados, facilitando a substituição e diminuindo sensivelmente o risco de perda de prazos importantes.

Além disto, é possível configurar um sistema de lembretes extensivo, que virtualmente impossibilita o esquecimento de um compromisso.

É possível configurar lembretes através de email, pop-up e SMS (no Brasil apenas a TIM é suportada)

Além do excelente sistema de lembretes, existe a funcionalidade dos comentários aos compromissos, onde o responsável pelo cumprimento da tarefa pode adicionar informações relativas aquele compromisso em questão. Esta opção revelou-se extremamente útil para fazer o acompanhamento da tarefa no caso de uma determinação interna para outro funcionário. Assim, por exemplo, quando ordeno que um estagiário cumpra alguma diligência forense, o mesmo utilizará este campo para informar-me acerca do andamento da tarefa.

Tela do compromisso onde a estagiária informa o cumprimento da diligência.

O Google Calendar é perfeitamente sincronizável com o Microsoft Outlook (com o Google Calendar Sync), e com dispositivos móveis tais como o iPhone. Além do mais, por tratar-se de ferramenta da Web 2.0, é plenamente acessível de qualquer dispositivo conectado à Internet.

Em suma, esta é uma ferramenta poderosa, que pode ser utilizada com sucesso para organizar prazos e compromissos de advogados e escritórios de advocacia, trazendo economia de recursos e a já conhecida funcionalidade e confiabilidade dos serviços Google.